En la Universidad de las Artes para que sus funcionarios soliciten vacaciones y reciban aprobación basta con que den unos cuantos clics. Atrás quedaron las impresiones de papel, lo cual también ocurre con varios otros procesos de orden administrativo y académico, volviéndolos más ágiles y ahorrativos: de tiempo y recursos. Se creería que debido a la pandemia en la UArtes la automatización tuvo que afinarse y acelerarse, no obstante, César Guevara, de la Dirección de Tecnologías y Sistemas de Información (TICs), señala que desde que nuestra institución de educación superior inició sus actividades ha hecho uso de ella y que en la actualidad observa importantes avances.
Antes de entrar en materia y conocer en detalle con Guevara cuáles son esos avances y cuántos, vale recordar lo que significa automatizar: consiste en usar la tecnología para realizar tareas casi sin necesidad de personas, optimizando recursos. Se puede implementar en cualquier sector y conlleva a la transformación digital.
“Automatizar es llevar los procesos de cada unidad a que sean ágiles, rápidos y lo más sencillos posible. Generalmente son digitales y tienen el objetivo de ahorrar recursos como papel, tiempo, tinta… Hacer más simple un proceso de una actividad”, anota Guevara y menciona lo que en la UArtes está automatizado. De Talento Humano, por ejemplo, la mencionada solicitud de vacaciones para los administrativos, así como los permisos. También, matriculación en línea, Sistema de Gestión Documental (SGD), Sistema de Gestión Académica (SGA), voto electrónico, Syllabus, firma electrónica, tutorías académicas, solicitudes a la Secretaría Académica, credenciales, fase A del sistema de integración de asistencias con el biométrico, cobro con tarjeta de crédito para maestrías, directorio digital, registro de acceso para el personal de seguridad, las bibliotecas virtuales de acceso remoto a través del SGA y la postulación de Obra Relevante.
“Cada vez hay necesidad de nuevos procesos y de que estos sean automatizados. No podemos decir que lo estamos totalmente porque siempre surge algo nuevo”, explica Guevara. Precisa que, desde que usamos sistemas, ya tenemos algo automatizado. “Empezamos con el SGA, SGD campus virtual, que los teníamos desde antes de la pandemia y hemos venido mejorando los procesos que contienen. Aún falta por recorrer el camino de las artes hacia la transformación digital”.
Aunque la automatización no necesariamente tiene etapas, porque se pueden dar prioridades, como necesitar de una taquilla electrónica, por ejemplo, Guevara argumenta, no obstante, que hay algo importante para automatizar y es el distributivo, cuya primera fase está relacionada con la gestión de usuarios docentes, administrativos y estudiantes.
Los docentes y administrativos, para iniciar sus actividades, tienen un contrato con la universidad, entonces, hay que automatizar este proceso que es el primer paso para tenerlos registrados en el sistema, señala el director de TICS de la UArtes (el significado de las siglas es Tecnologías de la Información y las Comunicaciones). Agrega que también se está trabajando en las reservas de espacios, creación de certificados digitales y un directorio digital –con extensiones, direcciones de correos, vacaciones, entre otros– del personal administrativo y muy pronto de los docentes.
¿Y qué tanto conoce la comunidad universitaria de los recursos automatizados de la UArtes? Guevara responde que se han socializado y que hay personas un poco reacias a utilizarlos, “pero cuando lo hagan con mayor frecuencia sabrán de su utilidad. Son aplicaciones que están al alcance de todos. No podemos decir que no se usan, lo hacen. La comunidad estudiantil, por ejemplo, mayormente el campus virtual y los docentes, el Syllabus, que es el contenido de todo lo que van a dictar, su planificación, con horarios y demás”.
Son alrededor de quince servidores de servicios, los cuales alojan los diferentes sistemas; se suman las aplicaciones de Microsoft que están disponibles (Word, Excel, Power Point). En cuanto a los procesos, que será junto con el distributivo de los docentes tema de un segundo abordaje del InfoUArtes, Guevara señala que cada unidad lo debe tener claro antes de crear una herramienta de software para su automatización.
En la foto principal, César Guevara junto a sus compañeros de TICs, Dirección de Tecnologías y Sistemas de Información de la UArtes que se encuentra ubicada en el segundo piso del patrimonial edificio El Telégrafo.